スケジュール管理ツールは上手に使い分けよう

併用を考える

考える昔からスケジュール管理を有効に行うアナログツールは手帳です。現在もその内容は時代に合わせて進化しています。一方、デジタルツールの代表と言えばスマホです。毎日電話やメール、検索等で使用し公私共にかかせないものとなっています。しかし、今はまだどちらかに偏る事なく、手帳とスマホを併用してスケジュール管理を行っている人が多いのが現状です。アナログツールとデジタルツールを併用してより良いスケジュール管理をする方法を考えてみたいと思います。

それぞれの利点を活かす

ぞれぞれの利点について考えてみましょう。手帳の良さは即記入が可能で一覧で予定を確認できる部分にあります。一方スマホはコンパクトで容量が多く、1台あればビジネスに必要な電話からメール、Web検索までできます。またスケジュール管理アプリの活用で簡単にスケジュール管理ができる点も魅力です。
手帳とスマホを併用したスケジュール管理を行う際は、それぞれの利点を活かして行うと良いでしょう。日々のスケジュールは基本スマホで行い、長期に渡るスケジュールは手帳で管理をします。スケジュール管理アプリをインストールしておけば、日々の細かいスケジュールを簡単に入力できます。また、急な変更があった場合は予定の修正や削除も簡単にできますので、手帳のように修正によってスケジュールが見にくくなる事はありません。
しかし、スマホの弱点は長期スケジュールを一覧で確認できない点にあります。1ヶ月以上のスケジュールは一覧ですぐ確認できる手帳を活用しましょう。スマホの補佐として利用する手帳は、持ち運びやすいようにコンパクトで薄型のものが良いと思います。

双方の注意点

スマホでスケジュール入力をする際、その姿をスマホで遊んでいると誤解される事が多いようです。アナログ世代の中高年は、若手社員が仕事中にスマホを触っていると「ゲームをしている」「友人とメールをしている」等と誤解して、いい顔をしないのです。しかし、その誤解を毎回解くのは大変ですし、頭が固い中高年社員の中にはスケジュール管理をスマホでする事自体、理解しようとしない人もいます。ですので、その様な人の前ではスケジュール入力等は控えた方が無難かも知れません。
アナログ派のビジネスパーソンの多くは手帳でスケジュール管理をすると思います。毎年新年度に新調する手帳ですが、古い記録を確認する時の為に何期分か捨てずに置いておく人がいるようです。しかしそれでは溜まっていく一方ですので、必要と思われる記録だけをスマホで写真を撮り、PCに保存しておくと良いかと思います。
また手帳なら紛失、スマホならデータ初期化等、リスクは双方にあります。そのリスクを回避するには、面倒でも全てのスケジュール管理を並行して行う方が良いかとは思います。