スケジュール管理のイメージはパズルの組み立て

優先順位を付ける

全ての作業を同時進行で行う事はできません。その為にも優先順位をつけて作業に着手しましょう。優先度のつけ方は重要度と緊急性に分け考えましょう。重要性と緊急性を同時に持つタスクには、納期のある作業やずらせない予定等があります。重要性はないが緊急性のある仕事は報告書作成等にあたります。重要性はあるが緊急性がないのは自己啓発や締切の設定されていない作業等となり、重要性緊急性共に低いのは私的な飲み会や遊びの予定になります。

作業にかかる時間を把握する

作業をスケジュール通りに行うには、その作業にかかる時間を把握する事が大切です。慣れていない作業は考えずとも時間がかかる事が分かりますが、慣れた作業でもその量や他のスケジュールとの兼ね合いによっては思わず時間がかかってしまう事がありますので慎重に考えましょう。1つ当たりの作業時間を大雑把に設定してしまうと、その日のスケジュール管理に狂いが出てしまうだけではなく、何日かに渡ってしわ寄せがきてしまう可能性もあります。時間が読めない作業には多めに時間を割り振る等の工夫をしてスケジュールに組み込みましょう。

余裕を持ってスケジュールを組む

スケジュール管理で大切なのは、自分が確実にこなせるスケジュールを作成する事です。その為にも作業ひとつひとつに余裕を持った組み立てが必要です。例えば、納期がある仕事なら提示された納期の前日に作業が終わるようにスケジュールに組み込みます。そして作業の中間日を設定しておき、中間日には60％以上の作業ができているようにします。これが上手くいっていれば、余裕を持った遅れのない仕事ができます。また、納期がない仕事も自分の中で納期を決めて同様に作業する事で無駄な時間を使わなくて済みますし、作業を溜め込まないようにもできます。

詰め込み過ぎない

上手くスケジュールを作成できても、毎日スケジュール通りに仕事をこなせるかは分かりません。予期せぬ事態でスケジュールに狂いが生じる場合もあります。作業の合間を詰め過ぎてしまうと、何かあった時に大幅にスケジュールが変わってしまいその日のタスクを達成できなくなります。その為にもスケジュールには保険として隙間時間を入れておく事が必要です。何も問題が起らず隙間時間がそのまま空いた時は、その時間で行える作業の見直しや書類整理にあてると良いでしょう。