スケジュール管理が簡単に実践できる「GTD」とは

書き出しが大切

デビッド・アレンは予定の全てを書き出す事が大切だと言っています。また書きだす事で頭が整理され、気持ちが良くなる効果も得られると述べています。これを実践するには、まずメモや手帳、スマホ等何でも良いので思いつく全ての予定を書いていきます。書き方は自由で重複しても構いませんので、仕事やプライベート関係なく思い出してみましょう。
それができたら次はPC、スマホ全てのメールを確認して忘れていた仕事や用事があればそれも書いていきます。その他、いつかやろうと思っていた事や将来の夢、長期的な目標や先延ばしにしている事も書いていきます。全ての予定を出してみたら、再度それを確認して必要な事を書き足して下さい。

予定を決める

次にメモした全ての予定を見ながら、今すぐにできる事はその場で行います。例えば返信メールやお礼状、借りている本の返却等、アクションを起こせばすぐに終わってしまう事はどんどん片付けます。次は期限を決めなくても良い予定の全てに期限を付けて書き込みます。また、期限があるにも関わらず、どう着手して良いか分からない予定があるなら少なくても次に何をするかを決めましょう。
例えば、今月の売上目標を達成するという漠然とした目標がある場合、目標数字だけ意識してしまうと達成できるか不安になり、どう行動を起こして良いか分からずに動きを止めてしまう事もあります。この段階で月末の実績を考える必要はありません。考えなくてはいけないのは次の行動です。見込み客リストの作成やお客様に持っていく資料の作成等を行い、それができたらアポイントを取ったり資料を先輩に確認してもらう等、何か1つでも行動を起こせば必ず次のタスクが見えてきます。

スケジュールを書く

スケジュールを実際に書き出す時は、相手がいる予定をメインにしている事が多くなります。しかし、それでは空白になった時間に仕事を入れてしまい、個人でやる仕事とブッキングしてしまいます。スケジュール表には全ての予定を書き込むようにしましょう。また、仕事とプライベートを分けてスケジュール管理をする人もいますが、仕事をメインにしてしまうとプライベートな予定はいつまでも先送りになってしまいます。スケジュール管理を徹底したいなら、スケジュールに書いてある予定を必ず実行しましょう。そうする事で先送りにする事も減っていくはずです。

見直しをする

これらの手法は週に1度、1時間だけ時間を割いて繰り返し行って下さい。仕事は日々増えますし変化もしますので、また頭が混乱するようになります。その為、週に1度の見直しはとても大切です。このＧTDの優れている部分は、一度に1つの事だけに集中するところあります。その為、スケジュール管理能力がない人でも簡単に始められる良さがあります。興味がある人は早速実践してみてはいかがでしょうか。